Secretarial Vista: Pengertian, Jenis, Tugas dan Tanggung Jawabnya

Pengertian

Sekretaris dari segi asal katanya yakni dari istilah sekretaris yang asalnya dari kata “secretum” yaitu bahasa latin yang artinya rahasia.

Kata “secretum” kemudian juga berubah menjadi suatu kata “secretarius” yaitu dalam bahasa Perancis, lalu “secretary” dalam bahasa Inggris, lalu akhirnya menjadi suatu kata “secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan masuk juga ke Indonesia yang dikenal dengan istilah “sekretaris”.

Jadi, dengan kata lain Sekretaris merupakan seorang pegawai atau seorang karyawan yang memiliki tugas yang berhubungan dengan rahasia suatu perusahaan atau organisasi.

Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Betty Hutchinson dan Carol Milano

Sekretaris adalah seorang yang profesional. Sebagai Profesional, Anda juga diharapkan menampilkan macam-macam tangungjawab tugas kesekretaisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

C. L Barnhart

Sekretaris adalah seorang yang melakukan suatu korespondensi, memelihara warkat dan lainnya, untuk perorangan atau suatu organisasi.

Seorang kepala pejabat pemerintah yang juga mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu. Sebuah perabotan untuk dapat dipakai sebagai meja tulis dan sebuah meja dan rak buku yang ada di atasnya.

H. W Fowler dan F. G Fowler

Sekretaris adalah seorang yang bekerja pada orang lain untuk dapat membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan suatu informasi, dan masalah-masalah lain.

Pegawai yang sudah ditunjuk oleh para masyarakat, perusahaan, atau perserikatan untuk bisa melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya dan menteri yang mengepalai suatu kantor pemerintahan.

M. Braum dan Roman

Sekretaris adalah seorang pembantu dan seorang pimpinan yang dapat menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, dan juga memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan harus bisa melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan untuk dapat meningkatkan efektivitas dan pimpinannya tersebut.

Louis C. Nahassy dan William Selden

Sekretaris adalah salah seorang pegawai kantor yang karena kedudukannya memiliki tanggung jawab yang lebih daripada tanggung jawab seorang stenografer.

Tugas-tugasnya ini biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan ke dalam suatu bentuk tulisan, biasanya yang didiktekan adalah konsep surat) yang berurusan dengan publik, menjawab telepon, dan mengundang pertemuan, membuat perjanjian, serta memelihara atau mengarsip warkat-warkat dan surat-surat. Seorang sekretaris juga sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda

Wursanto

Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas untuk bisa membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

The Liang Gie

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaanya dalam hal menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan bagi penjabat penting atau suatu organisasi.

Saiman

Sekretaris adalah seorang pegawai yang memiliki tugas tentang kegiatan tulis menulis, atau suatu kegiatan catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu perkantoran atau perusahaan.

Hartiti Hendrato & Tulus

Sekretaris adalah seorang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan suatu tugas perkantoran.

Webster

Sekretaris adalah seorang pegawai yang dapat memelihara sebuah harkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang akan mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan.

Webster New Dictionary of American Language College

Sekretaris merupakan salah satu seorang karyawan yang mengatur data, mengurus korespondensi atau tugas menulis lainnya untuk keperluan suatu perusahaan atau atasan.

Jenis-jenis Sekretaris

Berdasarkan jabatan, wewenang dan tanggung jawabnya, sekretaris dibedakan menjadi :

1. Sekretaris Organisasi (Secretary of the Organization)

Sekretaris badan atau organisasi adalah sekretaris yang berfungsi sebagai Kantor Pengelola. Sekretaris Organisasi sering disebut Sekretaris Eksekutif dan memiliki bawahan. Misalnya Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Daerah, Sekretaris Dewan, Sekretaris Dewan Foundation, Sekretaris perusahaan (sekretaris bisnis).

Karakteristik dari sekretaris organisasi, yaitu:
  • Memimpin unit kerja (sekretariat) / pimpinan instansi / sekretariat perusahaan
  • Memiliki kewenangan untuk ikut serta dalam pembuatan kebijakan (policy)
  • Membantu dalam menjalankan fungsi manajemen (POAC) yaitu berpartisipasi membuat rencana organisasi, membuat keputusan, membuat arahan, mengkoordinasikan pelayanan dan administrasi, serta melaksanakan pengawasan dan peningkatan organisasi
  • Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak

2. Sekretaris Pribadi (Private Secretary)

Sekretaris kepala sering disebut sekretaris pribadi atau sekretaris pribadi. Seorang kepala sekretaris dalam posisinya adalah pemimpin yang melayani yang bertugas meringankan, memfasilitasi, dan memfasilitasi pekerjaan tugas dan tanggung jawab pimpinan. Kepemimpinan sekretaris bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pemimpin, tetapi juga bersifat resmi karena dia adalah pegawai suatu instansi / lembaga / perusahaan dan pasti tunduk dan terikat pada ketentuan yang berlaku di instansi / lembaga / perusahaan. Tugas sekretaris pimpinan termasuk mengelola telepon, korespondensi, pengajuan, menerima dikte, membuat perjanjian dengan tamu untuk kebutuhan kepemimpinan, membuat undangan, menyiapkan rapat kepemimpinan, dan membuat agenda kegiatan pimpinan.

3. Sekretaris Personal (Personal Secretary)

Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang diangkat dan dibayar oleh individu yang melaksanakan kegiatan kantoran membantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan, mampu untuk mencegah pemimpin membebani beban atau masalah secara berlebihan. Sekretaris pribadi adalah bukan manajer dan tidak punya bawahan. Sekretaris Pribadi adalah tangan kanan pemimpin. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenali sifat dan kepribadian pemimpinnya, adat istiadat kebiasaan, hobby / hobby, kelebihan dan kekurangan serta melindungi pemimpin agar tidak terjatuh, cara dan kemampuan pekerjaannya, kebutuhan untuk menjalankan tugasnya agar mendapat pekerjaan lebih baik.

Tugas-tugas Sekretaris

Menurut (Tampubolon, 2017) tugas kesekretariatan dibagi berdasarkan:

1. Tugas rutin

Itu adalah tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah dari pimpinan. Tugas ini meliputi: menyusun / membuat surat, mengelola dan mengendalikan surat, mengelola arsip, menerima dan melayani tamu dan mengunjungi, menerima dan melayani telepon dan panggilan, mengatur jadwal kegiatan kepemimpinan dan menyiapkan laporan.

2. Tugas Spesifik

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan dengan penyelesaian spesifiknya karena adanya unsur kepercayaan bahwa seorang sekretaris mampu menjaga rahasia perusahaan.Tugasnya antara lain: menyusun surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar, menyusun surat rahasia, mengadakan pertemuan bisnis, dan pemberian hadiah atau cinderamata.
Dalam tugas khusus ini pemimpin akan memberikan perintah yang lengkap, tapi mungkin juga pemimpinnya mengharapkan sekretaris memberikan masukan berdasarkan pengalaman dalam menyelesaikan tugas tersebut.

3. Tugas khusus

Yaitu tugas-tugas yang menyangkut kebutuhan pimpinan, diantaranya: pengaturan tata letak peralatan dan perlengkapan kantor di ruang pimpinan, sebagai penghubung hubungan, mewakili seseorang yang menerima donasi untuk dana atau kebutuhan kegiatan lainnya, mengingatkan pemimpin untuk membayar kontribusi atau asuransi dari suatu lembaga atau lembaga, periksa hasilnya pengumpulan dana atau uang muka dan lembaga yang disediakan sebagai dana kesejahteraan, pejabat hadir pertemuan, sebagai pendamping kepemimpinan selama pertemuan bisnis. Biasanya ini tugas khusus tidak dilakukan setiap hari, tetapi harus dilaksanakan dengan baik karena itu akan melibatkan nama baik pemimpin.

4. Tugas sosial

Tugas sosial meliputi: mengurus rumah tangga kantor, mengurus dan mengelola kelengkapan kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan, dan menyampaikan ucapan selamat kepada relasi atas nama pimpinan.

5. Tugas keuangan

Seorang sekretaris menjalankan tugas yang berkaitan dengan keuangan kantor hanya yang berkaitan dengan pengelolaan kas cadangan / kas kecil atau biasa disebut kas kecil yang digunakan untuk operasi rutin sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada unit kerja dan / atau perusahaan yang bersangkutan. Itu tugas keuangan antara lain: menangani urusan keuangan pimpinan di bank (contoh: setor dan tarik uang di bank, tarik cek), pembayaran tagihan pajak atau sumbangan atas nama pemimpin, menyimpan catatan pengeluaran, dan menyediakan dana untuk kebutuhan sehari-hari pimpinan.

6. Tugas resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis antara lain: mengatur telepon (menerima dan menjawab telepon, dan menulis pesan penting yang disampaikan), mengelola tamu yang akan mengunjungi pimpinan, mencatat dan memeriksa janji pimpinan dengan pihak lain yang telah disepakati oleh pimpinan, dan menyusun agenda kegiatan kepemimpinan.

7. Tugas tak terduga

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya : mempersiapkan rapat / laporan / pidato atau pernyataan pimpinan, membuat gambaran berita dan artikel yang dimuat di koran / majalah / media lain yang terkait dengan kepentingan perusahaan, memeriksa dan mengoreksi bahan cetakan (misalnya: brosur, undangan, formulir dan daftar yang dibuat oleh perusahaan), dan mewakili kepemimpinan dalam menghadiri berbagai acara / pertemuan / pertemuan.

8. Tugas Sekretaris dalam Rapat Bisnis

Rapat bisnis adalah rapat yang digunakan untuk membahas informasi, mendengarkan kembali maju, menyelesaikan masalah dan menciptakan sesuatu yang baru terkait dengan bisnis.

Tanggung Jawab Sekretaris

Sekretaris dituntut memiliki tanggung jawab yang tinggi di tempat kerja (Arsyadi,n.d.). Untuk menjadi sekretaris profesional, tanggung jawab seorang sekretaris terdiri dari:

1. Tanggung Jawab Pribadi

Seorang sekretaris bertanggung jawab atas kinerja dan usahanya sendiri untuk berkembang ke arah dan kualitas yang lebih baik dengan mengatur dirinya sendiri agar ia dapat berprestasi dengan kinerja yang sangat baik dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari. Tanggung jawab kepada individu, termasuk:
  • Memberikan kemudahan dan kelancaran kepemimpinan dalam bekerja dengan mengatur waktu secara efektif dan efisien.
  • Menyampaikan berbagai informasi dari pimpinan kepada staf karyawan dengan jelas dan akurat.
  • Mendorong kelancaran arus kerja di kantor.
  • Memberikan ide atau masukan positif untuk perkembangan perusahaan.

2. Tanggung Jawab Internal

Seorang sekretaris bertanggung jawab atas upaya pencapaian kinerja dan mempengaruhi kinerja organisasi / perusahaan. Tanggung jawab ini bisa jadi diwujudkan melalui:
  • Manajemen keuangan dan sumber daya
  • Menciptakan suasana yang kondusif sehingga dapat menunjang kelancaran pekerjaan para karyawan
  • Memberikan dukungan penuh untuk segala bentuk penciptaan budaya kerja yang positif
  • Membantu menciptakan kelompok informal yang positif di lingkungan internal perusahaan
  • Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja di kantor dengan mengelola bawahan di tempat kerja

3. Tanggung jawab atas kesuksesan perusahaan

Seorang sekretaris berperan aktif dalam membantu kelancaran tugas pimpinan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

4. Tanggung Jawab Jaringan

Seorang sekretaris memiliki tanggung jawab untuk memperluas kemampuannya cakrawala dan menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan terkait untuk meningkat berdaya saing, menjaga dan ikut serta mengembangkan citra perusahaan, melalui upaya untuk memperluas hubungan kerja perusahaan, mengatur dan juga mengawasi organisasi acara formal dan informal.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris

Salah satu tanggung jawab yang sangat penting dari posisi tersebut yaitu tanggung jawab hukum sebagai perantara dalam berbagai macam bidang kegiatan transaksi untuk kepentingan perusahaan. Dalam hal ini sekretaris harus bertindak hati-hati, karena sekretaris mempunyai peran sebagai perantara bagi pimpinan, di dalamnya seorang sekretaris sekaligus bertindak sebagai wakil ketua dalam berbagai kegiatan yang berkaitan dengan urusan bisnis perusahaan dengan pihak ketiga.

Referensi:
https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/ecodemica/article/view/61
https://sarjanaekonomi.co.id/pengertian-sekretaris/embed/#?secret=J3SfI4krOJ
https://www.dosenpendidikan.co.id/sekretaris-adalah/
Previous Post Next Post